Uma empresa tem como base para suas operações o estabelecimento de processos e controles, que devem ser exercidos de forma segura e permanente.

Para que suas operações não sofram interrupções e riscos desnecessários, é importante que seja adotado um sistema de processamento de dados para exercer os controles e também para estabelecimento e normatização de processos.
Gerenciar o negócio com tais prioridades certamente não o deixará dependente de pessoas e sim de sistemas informatizados e normativos. Isso garantirá total tranquilidade a você, empreendedor.

Neste artigo, vamos detalhar tais critérios que permitam o fortalecimento administrativo e do negócio, de modo geral. Acompanhe!

Processos normatizados

Processos são conjuntos de atividades a serem executadas para obter um resultado intermediário ou final de determinada rotina.

Como exemplo de um processo, podemos citar uma situação de contas a pagar, na qual, ao receber uma nota fiscal de um fornecedor, é feita sua aprovação, registro e controle do documento para pagamento futuro.

Para que qualquer processo ocorra de forma segura e independente de pessoas que o executem é determinante que se elabore uma norma estabelecendo as atividades que compõem tal processo.

Agindo assim, é possível obter transparência de informações e possibilidade de que as atividades sejam exercidas por qualquer colaborador, o que representa liberdade ao empreendedor. Além disso, permite auditorias e reavaliações para ajustar controles.

O ideal é que todo o processamento de atividades seja realizado via sistema de processamento de dados, sendo necessária a presença de pessoas somente para executar comandos de entradas e continuidade das tarefas a serem executadas.

Controles definidos em sistema de processamento de dados

Controles são instrumentos que permitem identificar e/ou bloquear a possibilidade de ocorrência de erros ou desvios em processos. Esses são fatores de segurança imprescindíveis numa organização, para evitar perdas não identificadas.

Tais controles são normalmente executados via sistema corporativo, para que possam atestar a segurança quanto à efetividade das transações realizadas.

Normalmente, o sistema executa controles de processamento e checagens de transações e pessoas autorizadas e com perfis de acesso específico executam as liberações devidas no processo.

Nesse caso, as chaves de autorização (senhas e definições de perfis de acesso) são estabelecidas em normas e concedidas de acordo com as funções de cada pessoa. Tudo com transparência e de modo a delegar funções da melhor forma, tranquilizando o empreendedor.

Riscos sob controle

O sistema de processamento de dados permite o estabelecimento de controles internos para evitar riscos e até alertas de possíveis ocorrências suspeitas que devem ser analisadas.

Além disso, é possível estabelecer um fluxo de atividades com mais rapidez e segurança da integridade de dados, permitindo melhorar a governança corporativa.

Independência na condução das atividades

A utilização de um sistema de processamento de dados permite a empresa funcionar de forma natural em casos de ausência de seus colaboradores. Desse modo, revestindo o negócio de muito mais segurança e independência de suas operações e processos.

Um dos conceitos de segurança em processos é a segregação de funções. Como exemplo clássico da máxima de: “quem recebe não paga”, é consideravelmente mais efetiva com o uso de um sistema integrado de processamento de dados.

Considerações finais

Utilizar sistemas de processamento de dados, além de evitar a dependência de pessoas, é uma necessidade para fortalecer o negócio e dar mais tranquilidade à alta administração, quanto à condução de suas atividades. Não esqueça de deixar sua opinião, dúvida ou comentário abaixo. Vamos interagir!

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